Wissensmanagement ist ungleich Wissensmanagement-System

„Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“ (Albert Einstein)

Viele Wissensmanagement-Projekte starten mit der Idee ein Wissensmanagement-System zu evaluieren und einzuführen. Der Wunsch ist, dass die Mitarbeiter dort ihr Wissen einpflegen und schnell relevantes Wissen finden. Die Einführung erfolgt ohne an die Menschen zu denken, die ihr Wissen dort einpflegen und nutzen sollen. Die Wahrscheinlichkeit ist mehr als hoch, dass das System ein Datengrab wird. Ich stelle Ihnen hier vor, die Wahrscheinlichkeit so hoch ist, wie man später die Menschen einbinden kann und wie man ein Wissensmanagement-Projekt starten soll.

Warum Wissensmanagement nicht gleich Wissensmanagement-Systeme sind?

Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Wissensmanagement-Projekte mit dem Ziel der Einführung eines Wissensmanagement-Systems gestartet werden. Dabei sind die Gründe, die von Unternehmen genannt werden, meist folgende:

  • Wir haben Angst, dass, wenn Mitarbeiter unser Unternehmen verlassen, das Wissen verlieren.
  • Wir tauschen uns zu wenig aus.
  • Wir wissen gar nicht, was wir wissen oder welches Wissen uns fehlt.
  • Wir suchen zu lange nach relevanten Informationen.

Die sinnvolle Idee entsteht, wir brauchen Wissensmanagement. Ein Projektteam wird aufgestellt, welches die Anforderungen erheben und ein System evaluieren und einführen soll. Eigentlich ein klares Projektvorgehen. Aber ganz so einfach wird es nicht gehen, denn die oben genannten Probleme sind weitreichender, als sie von einem System behoben werden können.

Aus Bedarfsanalysen, die ich in Unternehmen durchgeführt habe, weiss ich, dass viele Mitarbeiter, die von solch einem System betroffen sein werden, folgende Gründe angeben, warum sie ihr Wissen derzeit nicht austauschen:

  • Ich weiss gar nicht, wer mein Wissen brauchen könnte.
  • In unserer Abteilung läuft es doch bereits gut: Alle wissen, was sie wissen sollen.
  • Ich habe kaum Zeit.
  • Ich weiss überhaupt nicht, welches Wissen ich denn überhaupt in ein System einpflegen soll, also ob und welches Wissen relevant ist.
  • Ich hätte Angst, etwas Falsches einzutragen.
  • Ich hätte Angst, dass ich ersetzbar werde bzw. dass jemand mit meinem Wissen glänzen kann.
  • Wer weiss, was wer mit meinem Wissen anfangen kann. Vielleicht werde ich dann gar nicht mehr benötigt.

Mit der Einführung eines Systems, können solche Fragen und Ängste nicht begegnet werden. Das System wird das (nächste) Datengrab.

Woran man sehr schnell erkennen kann, dass es zu einem Grab wird, sieht man daran, dass in vielen Organisationen bereits solche Systeme installiert sind: Man findet Wikis, CMS oder DMS-Systeme. Die DMS-Systeme sind noch die, die am meisten mit Inhalten gefüllt werden, einfach, weil der Prozess es so vorgibt, aber ob dann später, wirklich darin nach Dokumenten für andere Projekte gesucht wird, ist fraglich. Organisationsweite Wiki-Systemen und CMS-Systemen enthalten wenig und veraltetes Wissen, der letzte Eintrag liegt Wochen zurück. Auf Fragen warum dies so ist, erhalte ich meist die Antwort ein „Das Redaktionsteam stellt immer nur wenige und dann auch noch irrelevante Inhalte ein“. Auf die Frage, ob der jeweilige Mitarbeiter versucht hat, dort eigenes Wissen/Beiträge einzustellen, kommt dann auch meist ein klares „Nein“. Innerhalb der Organisation gibt es oft teambasierte und auch abteilungsweite Wikis, die rege genutzt werden. Der Vorteil dieser Systeme ist meist, dass sie aus dem Bedarf heraus entstanden sind und Teil der Team- bzw. Abteilungskultur geworden sind.

Jetzt stell Dir sich vor, Du wärst ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung vor. Bisher hast Du Deine Arbeit auch ohne Wissensmanagement-System gemacht. Du findest das relevante Wissen, Du weisst, was Du tun musst. Nun wird ein System eingeführt, Du erhältst möglicherweise noch eine Dienstanweisung dazu, dass Du Dein Wissen dort einstellen müssen. Würdest Du Dein Wissen nun (vollständig und in hoher Qualität) einstellen? Verstärkt noch mit der Angst, etwas Falsche einzutragen? Höchstwahrscheinlich nicht. Du könntest, wenn jemand fragen sollte, antworten: „Ich glaube nicht, dass mein Wissen relevant ist.“

Ich möchte nicht sagen, dass Systeme per se schlecht sind, aber fehlenden Wissensaustausch mit Systeme begegnen zu wollen, wird nicht funktionieren. Wie es das Wort schon enthält: es geht um Wissen und Management. Bei Projektmanagement kommt man auch nicht auf die Idee, ein System einzuführen, und dann kann die Organisation Projekte. Auch bei kleineren Subthemen des Projektmanagements, wie Risikomanagement wissen alle Projektleiter bzw. Projektmanager, dass das Excel zwar helfen kann, aber es muss gelebt werden. Auch Wissensmanagement kann durch Systeme gut unterstützt werden, aber auch hier gilt, Wissensmanagement muss gelebt werden. Wie andere Management-Bereiche liefert auch das Wissensmanagement viele unterschiedliche Methoden und Techniken, um das Wissen der verschiedenen Mitarbeiter produktiv und sinnvoll zu verstärken und zu kombinieren, was übrigens auch an der grossen Anzahl von Wissensmanagement Tools und Systemen sichtbar wird.

Vom Wissensmanagement-System zum Wissensmanagement

Wurde nun ein Projekt mit dem Ziel der Einführung eines Wissensmanagement-Systems gestartet und wird anhand der Bedarfsanalyse oder der Anforderungserhebung festgestellt, dass die Gründe tiefliegender sind als sie mit einem System begegnet werden können, so sollte man den Mut haben, das Projekt als System-Einführung zu stoppen bzw. anzuhalten. Denn wie gesagt, ein System kann durchaus unterstützen.

Man könnte die Motivation zum Mitmachen am System erhöhen, indem man so viele Mitarbeiter wie möglich in den Prozess der Entstehung involviert, also beispielsweise nach ihren Wünschen befragt; dass man den Mitarbeitern den grundlegenden Gedanken, warum es eingeführt wird, nahebringt. Also, was will mit dem System erreicht werden. Sie müssen das Gefühl haben, dass es ihnen etwas braucht, dass, wenn sie ihr Wissen einstellen, dass es nicht sinnlos ist. Dafür müssen Abteilungsleiter und Geschäftsführung diese Fragen beantworten können und motiviert sein, dass es ihnen hilft.

Da die Einführung eines solchen Systems doch länger braucht (Evaluierung, Ausschreibung, Implementierung, Einstellen des ersten Wissens), muss man die Motivation lange hochhalten. Eine Idee ist, dass man sich überlegt, wie man die Prozesse gestaltet, damit das Hinzufügen von Wissen, sinnvoll integriert wird, man kann überlegen, welches Wissen man den bereits einstellen möchte, welches Wissen relevant ist, vielleicht schon Dokument und Inhalte aufbereiten.

Oft vernachlässigt ist ein sinnvoller Feedback-Prozess, der einem Mitarbeiter, der Feedback gibt, schnell Rückmeldung gibt und wenn das neue Wissen relevant ist, auch schnell ins System eingepflegt. Bei einem langsamen Feedbackprozess wird der Mitarbeiter Feedback nicht noch einmal geben, verstärkend, wenn er keine Rückmeldung erhält. Grundsätzlich überlegbar ist auch, ob nicht jeder Mitarbeiter sein Wissen direkt einpflegen kann.

Dann kriegt man es möglicherweise hin, dass das System mit Wissen gespeist wird. Wenn das Wissen dann im System gut und aktuell ist und die Suche gut ist, so dass ich als Mitarbeiter relevantes Wissen schnell finden kann, dann nutze ich das Wissen dort auch und bei einem guten Feedback- bzw. Redaktionsprozess, füge ich mein Wissen wieder dem System hinzu. Aber die grundlegenden Fragen kann ich damit noch nicht begegnen. Aber ich habe das Gedächtnis schon mal eingeführt und kann mich nun darüber Gedanken machen, wie ich nun meine Organisation auch intelligent mache.

Sinnvoller Start von Wissensmanagement-Projekten

Für die Einführung des Wissensmanagements ist es sinnvoll, sich also erstmal zu überlegen, warum will ich denn überhaupt Wissensmanagement einführen möchte. Folgende Fragen können dabei helfen:

  • WARUM wird das Wissen nicht ausgetauscht?
  • Wird es überall nicht ausgetauscht oder geht es über bestimmte Abteilungs-, Team- oder Projektgrenzen nicht hinaus?
  • Haben die Mitarbeiter genügend Zeit?
  • Gibt es überhaupt einen Bedarf?
  • Warum verlässt uns relevantes Wissen?
  • Weiss jeder, warum wir Wissen austauschen sollen?
  • Weiss jeder, warum er eine Bereicherung ist, dass er und sein Wissen für den Unternehmenserfolg relevant ist?
  • Warum werden neue Mitarbeiter nicht sinnvoll mit relevanten Wissen versorgt?
  • Wird es gefördert, wenn man Wissen hat?
  • Wenn Mitarbeiter Fehler machen, wird es als Bereicherung empfunden oder existiert eine Schuldkultur in meiner Unternehmung?
  • Und so weiter…

Damit wird aus der System-Frage eine Frage der Unternehmenskultur und -struktur. Wenn ich keine Zeit habe, Wissen mit jemanden zu teilen, habe ich sie auch nicht, um Wissen in ein System zu pflegen. Wenn ich keinen Sinn in dem Austausch von Wissen sehe, warum sollte ich mein Wissen einstellen? Wenn ich weiss, dass ich durch meinen Wissensvorsprung in die tollen Projekte reinkommen, warum sollte ich mein Wissen mit anderen teilen? Werde ich mein Halbwissen teilen, wenn ich weiss, dass ich dann möglicherweise schuld an einem Projektmisserfolg sein kann?

Und wenn wir ehrlich sind, eigentlich möchten wir als Mitarbeiter doch in einer vertrauensvollen und wertschätzenden Umgebung, bei der uns klar ist, was wir zum Unternehmenserfolg beitragen, unser Wissen austauschen – gerne in einer netten Kaffeeecke, wenn wir dafür Zeit erhalten.

Wenn mir als Unternehmer die Gründe bzw. die Antworten der oben gestellten Fragen nicht bewusst sind, dann mache ich sie mir durch Interviews oder Umfragen bewusst. Wenn bei einer Bedarfsanalyse herauskommt, dass kein Bedarf existiert, brauche ich kein System einführen, sondern sollte mir überlegen, warum ich als Unternehmer einen anderen Standpunkt habe.


Referenzen:

 

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