Planung und Vorbereitung des Kick-Offs

„Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ist ein Fortschritt, Zusammenarbeiten führt zum Erfolg.“ (Henry Ford)

KAMPINADA wächst. Anfang Februar findet nun endlich der Kick-Off statt und es nehmen 9 sehr inspirierende Menschen teil. Mit jeden einzelnen habe ich vorab gesprochen und viele Ideen für KAMPINADA mitgenommen. Ich bin dementsprechend äusserst gespannt auf den Kick-Off.

Mir ist der Kick-Off immer besonders wichtig und lege dementsprechend einen hohen Wert in die Planung. Aus meiner Erfahrung weiss ich, dass ein Projekt fast problemlos verläuft, wenn der Projekt-Kick-Off gelungen ist. Vielleicht liegt es daran, dass ich die Chance nutzen kann, das Projektziele, meine Erwartungen und die Bedeutung des Projekts jedem deutlich machen kann, dass aber auch jedes Teammitglied ihre Erwartungen einbringen kann und es möglich ist, dass die Teammitglieder sich kennen lernen können.

Auch verteilte und internationale Kick-Offs, an denen alle an einem Ort sind, profitieren von diesem ersten gemeinsamen Meeting.

Ich stelle Dir in diesem Artikel vor, warum es ein Ziel für dein Kick-Off braucht, warum ich den Kick-Off für wichtig halte, wie man ein Kick-Off plant und gebe als Beispiel die Agenda von dem KAMPINADA-Kick-Off an.

Warum arten manche Meetings so aus und bleiben ohne Ergebnis?

Warst Du schon mal in einem Meeting und hast Dich dabei ertappt, wie Du auf die Uhr geschaut und Dir überlegt hast, was mache ich hier eigentlich? Ich muss gestehen, dass es mir sehr häufig in Meetings geschieht, vor allem, wenn Diskussionen Raum einnehmen, bei denen mir nicht klar ist, wohin die Diskussion führen soll. Irgendwann merke ich, wie meine Konzentration schwindet. Irgendwann ertappe ich mich dann, dass ich mit meinen Gedanken vollständig woanders bin und ich mich regelrecht muss, wieder am Meeting teilzunehmen.

Übel sind dann solche Meetings, wenn dann am Ende noch nicht mal ein Ergebnis herausgekommen ist. Das Meeting also nicht effizient war und ich meine Zeit hätte besser woanders investieren können. Mir fehlt dann die nötige Wertschätzung meiner entgegengebrachten Zeit.

Aber warum driften einige Meetings so ab? Es ist eigentlich wie bei vielen Dingen im Leben: Wenn ich kein Ziel habe, dann habe ich keinen Fokus und kann nicht entscheiden, was dringend und wichtig ist. Habe ich als Moderator/Einladender ein Ziel vor Augen, kann ich entscheiden, ob gerade eine Diskussion fehl am Platz ist, dass das besprochene Problem bilateral geklärt werden kann/muss, dass die Diskussion vielleicht einen anderen Platz im Meeting erhalten muss, da einige Informationen noch nicht vorliegen.

Warum braucht es den Kick-Off?

Kick-Off oder auch Kick-Off-Veranstaltung oder Kick-Off-Meeting ist ein spezielles Meeting, der den Verlauf des Projekts massgeblich beeinflusst. Es ist das erste Meeting, bei dem alle Projektbeteiligten anwesend sind, das Projekt, Dich als Projektleiter und die anderen Projektteilnehmer kennen lernen. Einige Projektmanagement-Methoden (PMBOK® Guide, ICB 3.0 und PRINCE2®) kennen Kick-Offs nicht mit der Begründung, dass alle nötigen Informationen transparent sind. Das stimmt soweit. Aber überlege Dir selbst, magst Du lieber über Deine Teammitglieder in einer Projektorganisation lesen oder doch lieber im persönlichen Gespräch den Menschen hinter den Namen/Foto kennen lernen? Ein Problem ist zudem, geschriebene Projektvisionen, -ziele, -anforderungen können von jedem anders interpretieren werden.

Ein Kick-Off bietet die Gelegenheit, aus den Teilnehmern ein Team zu bilden und sie für das Projekt zu begeistern. Um Andere zu begeistern, muss ich natürlich erstmal selbst vom Projekt begeistert sein. Wenn ich ein Projekt übertragen bekommen hast, was mir nicht gefällt und ich es nicht los werde, so versuche ich mir zu überlegen, was ich daraus lernen, was ich am Ende mitnehmen möchte, so dass ich mit einer Vision und mit der entsprechenden Neugier das Projekt starten kann.

Wie plane ich ein Kick-Off?

Überlege was es mit Dir machen würde, wenn Du an einem schlecht organisierten Kick-Off teilnimmst, bei dem am Ende kein Ergebnis erreicht wird. Man überträgt den Verlauf und das Ergebnis des Kick-Offs auf das gesamte Projekt: Ist es immer so unstrukturiert? Erreichen wir am Ende wirklich unsere Projekt-Ziele? Kurz: das Projekt startet gleich mit einem schlechten Image.

Ein Kick-Off erfordert einige Überlegungen: Wann, Wo, Wer, Weshalb, Was will ich Wie erreichen? Für einen guten Kick-Off brauche ich mittlerweile nicht mehr ganz so lange, aber umso wichtiger mir das Kick-Off ist, umso früher beginne ich mit der Planung. Zumindest arbeitet in mir sehr früh, die Beantwortung der Frage, was ich erreichen will.

Zeit

Zunächst einmal sollte klar sein, wann das Projekt startet. Ist der Kick-Off zu früh, ist die Begeisterung für das Projekt nach dem Kick-Off nicht lange aufrecht zu halten. Ist es zu spät und das Projekt bereits angefangen, ist es schwer, die Begeisterung nachträglich zu entfachen.

Die Planung der Dauer ist abhängig von diversen Faktoren. Müssen Menschen von weiter her anreisen? Dann sollte die Anreise eingeplant werden. Kommen die Menschen aus anderen Ländern, wollen sie, Stadt und Leute kennen lernen? Dann plane ich die An- und Abreise-Zeit dementsprechend ein, dabei achte ich darauf, dass keiner am Sonntag anreisen muss oder erst am Samstag zurückkommen kann. Umso länger die Anreise der Teilnehmenden dauert, plane ich zudem die Dauer ein.

Wie oft können sich die Leute persönlich treffen? Wenn sie sich sehr selten sehen werden, dann sollten nach dem Kick-Off gleich ein paar gemeinsame Arbeitssession eingeplant werden, so dass sich alle beim Arbeiten wirklich kennen lernen können.

Kennen sich die Leute schon bereits alle? Dann kann ich das Kennenlernen sehr kurz halten.

Ich hatte schon Kick-Offs, die zwei Stunden bis hin zu einer Woche dauerten.

Ort

Abhängig von Teilnehmerzahl und Ziel wähle ich den Ort. Ist es ein kleines Team gehe ich anfangs oft in ein gemütliches Café. Dort können sich die Teilnehmer in einer ungezwungenen Atmosphäre kennen lernen. Meist soll sich jeder selbst vorstellen bevor ich dann das Projekt vorstelle und wir gemeinsam über die Projektziele diskutieren können.

Bei einer grösseren Anzahl wird ein Treffen in einem Café zu unruhig. Was ich aber immer beachte ist, dass es eine gemütliche Räumlichkeit ist. Ein graues Büro oder ein grauer Meeting-Raum lädt nicht zum kreativen und entspannten Arbeiten ein; mich zumindest nicht. Mir raubt das Grau jegliche Energie; wenn dann noch das Licht ausgeschaltet ist und aufgrund der Klimaanlage auch noch die Fenster geschlossen bleiben, habe ich das Gefühl am Ende des Tages völlig ausgelaugt zu sein.

Abhängig von der Teilnehmerzahl überlege ich mir: Geht es noch, dass alle miteinander sprechen können/wollen oder sollte man zu Gruppenarbeiten übergehen?

Ich plane das Kick-Off meist so, dass ich selbst bei Software-Projekten nie den Rechner brauche. Für mich ist der Rechner ein wichtiges Werkzeug, welches mich aber bei der Zusammenarbeit zwischen Menschen stört. Ich sage auch klar, dass die Rechner bitte vom Tisch weg bleiben. Es kommt anfangs zu einigen Irritationen, aber am Ende sind alle die gesamte Zeit anwesend gewesen, konnten sich einbringen und mitmachen. Dementsprechend positiv fiel das Feedback am Ende bisher aus.

Equipment sollte natürlich ausreichend vorhanden sein. Möchtest Du eine Präsentation machen, so muss der Beamer vorhanden und vorher getestet sein. Brauchst Du ein Mikro, auch hier vorher testen, ob es funktioniert. Brauchst du Flipcharts, Pinnwände, Moderationskoffer? Dann reserviere rechtzeitig. Prüfe auch hier vor dem Meeting, ob alles vorhanden ist.

Agenda

Ist das Ziel des Kick-Offs klar, ist die Ausgestaltung recht einfach. Auch die Ausgestaltung hängt von einigen Faktoren ab, die ich nachfolgend aufliste.

Ankommen

Ist ein längeres Kick-Off geplant und reisen einige Teilnehmer von weiter her an, so plane ich Staus und Co. mit ein und fange mit einem „Ankommen“ an, wo die Teilnehmenden erstmal ankommen, sich auf das Meeting einlassen, erste Kontakte knüpfen und Kaffee trinken können.

Die Willkommensrede und die Macht des ersten Eindrucks

Klar ist, dass Du als Einladender bzw. Projektleiter das Meeting eröffnest. Am besten mit einer Willkommensrede. Wichtig ist, dass alle Dich als Projektleiter kennen lernen möchten und Du die Chance hast, sie für Dich und das Projekt zu begeistern.

Denke an die Macht des ersten Eindrucks: Innerhalb von 100 Millisekunden, beurteilen wir Menschen nach ihrem Aussehen. Dieser Eindruck ist nahezu unveränderlich. 100 Millisekunden sind nicht viel Zeit. Daher trägt der Inhalt einer Rede nur 7% zum ersten Eindruck bei. Der Rest wird anhand Deiner Körpersprache, Deines Geruchs, Deiner Gestik und Mimik sowie anhand Deiner Stimme beurteilt. Laut Untersuchungen von Susan Fiske von der Princeton Universität werden beim ersten Eindruck zwei Fragen insgeheim und vielleicht auch unbewusst beantwortet: Wie warmherzig und wie kompetent ist die Person? Es wird also zum einen geprüft, wie hilfsbereit, freundlich, sozial und vertrauenswürdig ist eine Person aber auch gleich wie intelligent, clever ist sie und kann sie mir nützen.

Vorstellung

Kennen sich alle Teilnehmer? Wenn ja, kannst Du die Vorstellungsrunde recht kurz halten.

Wenn nicht, dann muss sie natürlich eingeplant werden. Meist verknüpfe ich die Vorstellungsrunden mit der Frage, welche Erwartung sie an den Kick-Off haben und kann dementsprechend darauf eingehen. Am Ende des Kick-Offs kann ich diese Erwartungen dann in der Feedback-Runde ansprechen, ob sie erfüllt sind oder was gefehlt hat.

Informationen über das Projekt

Ein weiterer wichtiger Agenda-Punkt ist natürlich, dass am Ende des Kick-Offs jedem klar ist, was Ihr in dem Projekt erreichen wollt bzw. erreicht werden soll. Da auch die Teilnehmer nicht ohne Grund ein Projekt mitmachen, gibt es zwei Punkte: Welche Rolle spielen sie im Projekt und ich frage sie, was sie im Projekt erwarten und erreichen möchten, wie beispielsweise Erlernen einer neuen Technologie, Methode oder ist das Projekt eine Art Karriere-Sprungbrett für Teilnehmende. Ich halte diese Ziele fest und versuche bestmöglich sicherzustellen, dass jeder in dem Projekt auch das erreichen kann, was er erwartet. Spätestens am Ende des Projekts hole ich diese Liste wieder hervor und frage jeden, ob er seine Ziele erreicht hat und seine Erwartungen erfüllt wurden.

Ich frage zudem, was die anderen von mir als Projektleiter erwarten, ob es Befürchtungen, Hoffnungen und Wünsche. Diese können entweder ausdiskutiert werden, oder ich nehme diese als Aufgabe für mich mit.

Gab es schon Gerüchte um das Projekt, so hast Du nun die Gelegenheit darauf einzugehen. Wenn Du sie selbst ansprichst, zeigst Du Selbstbewusstsein und Sicherheit und das gibt wiederum Vertrauen.

Zudem kannst du hier noch vorstellen oder erarbeiten lassen, wie die Kommunikation innerhalb und ausserhalb des Projekts sein soll, wie die Zusammenarbeit aussehen soll, welche Regeln es gibt.

Gibt es schon einen Projektplan, so stell die Phasen vor? Welche Meilensteine sind wichtig, warum sind sie wichtig? Oder möchtest du ihn in der Gruppe erarbeiten lassen?

Pausen, Mittagessen

Da Workshops anstrengend sein können, dementsprechend sollten ausreichend Pausen eingeplant werden. Entweder siehst Du die Anstrengung anhand der Körperhaltung der Teilnehmer und machst Pausen spontan. Einfacher ist es für die Teilnehmer, wenn Du es gleich in die Agenda einplanst. Das gilt natürlich auch für das Mittagessen.

Der Schluss des Kick-Offs

Um die Motivation für das Projekt aufrechtzuerhalten, sollten am Ende des Kick-Offs nächste Schritte definiert sein, Aufgaben verteilt werden.

Abschliessend hole ich mir immer ein Feedback ein. Das hilft mir den Kick-Off/Meeting beim nächsten Mal noch besser zu gestalten.

Sonstiges

Umso mehr Menschen aufeinander treffen, die sich zum ersten Mal sehen, umso weniger leicht ist es, sich alle Namen gleich zu merken. Hier können Namensschilder helfen. Hilfreich ist es dann auch eine Liste aller Teilnehmer mit ihren Fotos zu versenden bzw. irgendwo zentral abzulegen.

Wie sollen die Ergebnisse festgehalten werden? Muss jemand Protokoll führen oder reichen Fotos von den Flipcharts oder Pinnwänden?

Social Event

Ich überlege mir zudem, ob ein Social Event sinnvoll ist. Es hilft, dass die Leute sich noch besser in informeller Umgebung kennen lernen können.

Ein gemeinsames Abendessen plane ich eigentlich immer ein, weil ich es einfach nett und für die Anreisenden wertschätzend finde. Ich habe viele Kick-Offs mitgemacht, bei denen es nicht gemacht wird, und ich hatte immer das Gefühl, dass etwas fehlt.

Fazit zur Planung der Agenda

Zwar ist mit einem Ziel vor Augen die Agenda relativ leicht erstellt, kann aber dennoch Zeit in Anspruch nehmen, je nach dem welche Bedingungen vorliegen.

Sobald die Agenda steht, aber spätestens einen Tag vor dem Kick-Off solltest Du die Agenda an die Teilnehmer versenden. Besser ist früher, Du kannst Dir sicher vorstellen, wie gespannt die Teilnehmer sind, was sie im Kick-Off erwartet.

Das KAMPINADA-Kick-Off

Als Beispiel einer Agenda für ein Kick-Off gebe ich hier die Planung meines KAMPINADA-Kick-Offs an.

Ziele des Workshops ist sind, dass wir ein Team werden, gemeinsam Produkt-Ideen für KAMPINADA erarbeiten und auch schon am Ende mit konkreten Arbeitsaufträgen herauskommen, so dass wir gleich nach dem Workshop KAMPINADA zum Leben erwecken können.

Um die Produkt-Ideen gemeinsam auszuarbeiten, habe ich überlegt, dass wir gemeinsam ein grosses Value Proposition Canvas ausfüllen. Am Ende können wir die Produkte priorisieren und die nächsten Schritte definieren.

Es nehmen 9 Leute teil; 2 aus der Gruppe reisen aus Deutschland an, wobei einer einen Tag früher anreist, der andere mit dem Flugzeug am Tag des Workshops ankommt. Es kennen sich ein paar der Leute schon aus früheren Projekten, die meisten sehen sich zum ersten Mal. Da ich meine Rolle in KAMPINADA als der Organisator, Moderator, Motivator sehe, ist auch dieses Kick-Off ganz in dem Sinne. Also ich übernehme die Willkommensrede, aber danach sind alle gefordert, KAMPINADA mit zu gestalten.

Die Agenda sieht damit wie folgt aus:

Als Ort habe ich einen grossen Seminarraum reserviert in einem sehr inspirierenden Coworking-Space. Der Raum wird in zwei Bereiche aufgeteilt: im vorderen Bereich können wir im Block zusammen sitzen, so dass wir miteinander reden und diskutieren können. Der hintere Bereich ist für die Pinnwände und damit zum gemeinsamen Arbeiten geplant. Die einzelnen kleineren Gruppen sollen die Möglichkeit haben, sich in dem Coworking-Space zu verteilen.

Für Kaffee und Essen ist natürlich auch gesorgt. Wir sollen schliesslich arbeiten und nicht hungern 🙂

Natürlich bereite ich meine Rede vor, aber auch die Flipcharts mit der Agenda bzw. Aufgaben als auch die Pinnwände. Auch hier verzichte ich auf einen Rechner. Die Ergebnisse stelle ich Dir nach dem Meeting zur Verfügung.

Fazit

Ich hoffe, Dir mit meinem Kick-Off-Artikel helfen zu können und wünsche Dir ganz viel Spass bei der Planung Deines Kick-Offs und natürlich bei der Durchführung. 🙂 Wenn Dir fehlen sollte, schreib mich gerne an bzw. erstelle einen Kommentar. Ich freue mich auch sehr über Deine Ideen, Vorschläge und Erfahrungen.


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